O planejamento orçamentário da sua empresa ainda é feito no Excel?

Nos anos 80 foi criado um fiel companheiro de profissionais das mais variadas áreas: o Excel. Essa popular ferramenta ainda é amada por muitos e odiada por outros, no entanto, ainda conserva seu lugar cativo em muitas empresas, principalmente no departamento de finanças, onde é usado para elaborar relatórios e controles, entre eles, o planejamento orçamentário.

Você mesmo deve enxergar o Excel como um autêntico instrumento de gestão orçamentária, e isso é compreensível, considerando a quantidade de profissionais que se debruçam diariamente em planilhas. Ok, não há como negar que as planilhas de controle orçamentário são uma mão na roda, especialmente aquelas geradas para um modelo de negócio mais simples, com pouco volume de dados para analisar e sem estruturas corporativas complexas.

O argumento de defesa mais comum dos seus usuários fiéis é a facilidade de configuração das planilhas, flexibilidade e familiaridade, já que a maioria dos fãs do Excel começaram a usá-lo ainda na época de estudante. No entanto, para organizações dotadas de maior maturidade na gestão orçamentária, essas planilhas não atendem à sua complexidade. Mas, por que?

Perda de dados, erro de fórmulas e falhas na consolidação são apenas algumas desvantagens do uso de planilhas

Apesar de ser o preferido de muitos profissionais, pelos motivos listados acima, o software da Microsoft pode comprometer o processo de planejamento orçamentário das empresas, principalmente as de médio e grande porte.

Os usuários relatam a ocorrência de perda de dados, erro de fórmulas e falhas no processo. A quantidade de dados que precisam ser analisados e salvos é cada vez maior, o que acaba gerando muitas abas e planilhas que mais atrapalham que ajudam, criando problemas como:

Insegurança e vulnerabilidade a fraudes

As planilhas do Excel são muito suscetíveis à perda acidental de informações, que causam prejuízos, atrasos de compromissos com fornecedores e consumidores ou problemas fiscais. Além disso, as informações podem ser alteradas propositalmente por manipulações fraudulentas.

A principal razão dessa insegurança é a ausência de recursos para controle, o que torna mais fácil alterar valores e fórmulas sem que sejam detectados posteriormente.

Redução da produtividade

Todas as operações no Excel são executadas de forma manual, tornando a tarefa maçante. Isso consome tempo e esforço absurdos, além de uma mão de obra cara e improdutiva. Aumenta, ainda, o índice de retrabalho resultante das falhas humanas e os altos riscos de roubos e perdas de informações sigilosas.

Possibilidade de erros

Mais uma desvantagem decorrente das inúmeras etapas manuais, que geram mais falhas que um processo automatizado. Qualquer esquecimento no lançamento em algum dos diversos documentos essenciais é suficiente para causar um erro contábil, fiscal ou no controle de estoque.

Pouca inteligência de integração

As planilhas do Excel não são dotadas de inteligência de integração. O que isso quer dizer? Não cruzam os dados originários dos diferentes setores de uma empresa, simplesmente porque não têm ligação entre si.

Com isso, o controle de fluxo de caixa, as projeções, o planejamento orçamentário, a geração de relatórios e todas as demais ações dependem da colaboração dos gestores de departamento para obterem o que precisam a fim de dar continuidade ao seu trabalho. Tudo isso gera demora e improdutividade.

E por que muitas empresas ainda insistem em utilizar planilhas para o Planejamento Orçamentário?

É pelo simples fato de desconhecerem a existência de soluções especializadas no mercado, somado à ideia ultrapassada de que as planilhas constituem o método mais econômico para a realização de gestão orçamentária.

Hoje, com a popularização da computação em nuvem, o custo dos sistemas especializados caiu radicalmente e já é possível desfrutar de uma solução completa de planejamento orçamentário sem a necessidade de desembolsar grandes somas com licenças de uso e compra de servidores. Além disso, não é preciso uma equipe inteira de TI para dar suporte técnico, uma vez que o fornecedor é responsável por tudo.

O uso de planilhas para planejar o orçamento ou qualquer outro processo de gestão, é o típico “barato que sai caro”, que nos dias de hoje pode assim ser considerado. Agora já dispomos de soluções muito mais eficientes e seguras, em razão dos benefícios das suas aplicações.

A tecnologia é a solução

Parece não restar dúvidas de que a tecnologia é a solução para quase todos os males, e com certeza, um deles é a possibilidade de deixar as planilhas de lado para ingressar de vez ao maravilhoso universo das soluções inteligentes.

Diante disso, muitas empresas já estão adotando o planejamento econômico em softwares de gestão orçamentária. Tal ferramenta facilita o planejamento de RH, projeção de cenários, planejamento de investimentos, projeção de vendas e muitos outros.

Existe, também, a viabilidade para fazer análise de performance, monitorar o que foi planejado em contraposição ao realizado, criar planos de ação e determinar indicadores de desempenho. Como se não bastasse, o administrador ainda pode controlar totalmente os usuários que acessam o sistema, autorizando dispositivos, módulos e horários que cada funcionário pode usar.

Softwares de planejamento orçamentário executam a consolidação de resultados em segundos, geram relatórios de visualização fácil e contam com dashboards com amplas opções de customização que apresentam as informações mais relevantes para a tomada de decisão. Projetar a folha de pagamento, seus custos operacionais e prever suas vendas ficou mais simples e com poucos minutos você usufrui de um gerenciamento das informações relevante de forma inteligente e rápida.

Alguns modelos possuem armazenamento na nuvem, permitindo maior mobilidade ao gestor, que pode acessar seus dados de qualquer lugar. Você pode, ainda, realizar a gestão matricial de despesas oferecida por alguns aplicativos.

Comparativo entre o planejamento orçamentário realizado em planilhas X planejamento orçamentário realizado em uma Solução Integrada.

As razões para deixar para trás os velhos métodos de gestão de orçamentos são infinitas, e para reforçar ainda mais a diferença entre as planilhas do Excel e a solução integrada de planejamento, preparamos um comparativo. Confira a seguir: